¿Para qué sirve la casilla de intercambio de información en la factura electrónica?
En la factura electrónica existe un elemento clave para cumplir con la normativa del SII: la casilla de intercambio de DTE. Esta casilla permite el envío y recepción de documentos tributarios electrónicos entre contribuyentes.
Básicamente, esta casilla es la que recibe las facturas electrónicas de proveedores y también las respuestas de clientes a las facturas de ventas que nosotros les enviamos.
¿Por qué la casilla de intercambio de DTE es clave en la facturación electrónica?
Cuando enviamos una factura electrónica a un cliente que también es emisor electrónico, este tiene la obligación de enviarnos una respuesta electrónica. Lo mismo aplica en sentido inverso: si un proveedor nos emite una factura electrónica, debemos responderle desde nuestra casilla.
Puedes revisar las posibles respuestas de clientes y proveedores aquí.
No uses una casilla general de la empresa
Esta casilla no debe utilizarse para nada más. Es decir, no debe usarse una dirección ya existente dentro de la empresa, ni asociarse a usuarios específicos. Se debe crear una casilla exclusivamente para este fin, como por ejemplo:
dte@empresa.clfactura_electronica@empresa.cl
Si eres cliente de Laudus y no puedes solicitar una nueva casilla, contáctanos. Podemos proveerte una casilla única para tu empresa.
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¿Cómo revisar esta casilla en el SII?
Para acceder a los datos de tu empresa y revisar o cambiar esta casilla en el portal del SII:
Ingresa a www.sii.cl con tu RUT y clave.
Dirígete al menú de Factura Electrónica.
Busca la opción correspondiente a «Mail Contacto Empresas».
Allí podrás ver la casilla actual de intercambio. En nuestro caso, es la siguiente:
Allí podrá ver su casilla. En nuestro caso es:
¿Para qué se usa esta casilla y por qué debe ser exclusiva?
Una vez que la casilla está creada y registrada, debe usarse únicamente para este fin. Los mensajes que llegan a esa dirección son documentos XML, no son visualizables como archivos PDF. Están pensados para ser procesados automáticamente por el software ERP.
Por eso es importante permitir que Laudus gestione esta casilla:
- Configura Laudus para recoger el correo y procesarlo.
- No configures Outlook ni otro cliente de correo, ya que podrías perder mensajes y facturas.
¿Qué hace Laudus con esta casilla?
Una vez configurada, Laudus se encarga automáticamente de recoger los mensajes y clasificarlos.
Facturas de proveedores
- Los proveedores emisores electrónicos envían las facturas XML a la casilla.
- Laudus las recoge diariamente y notifica el número de facturas recibidas.
- Estas deben ser importadas desde la pantalla de Facturas de Compras (Gastos) para revisar el contenido y enviar respuestas.
Importante: El proveedor no está obligado a enviar la factura en PDF. A veces incluyen un vínculo para descargarla, otras veces no. Laudus muestra el contenido del mensaje para que puedas revisarlo.
Respuestas de clientes
- Son acuses de recibo, aprobaciones o rechazos enviados por clientes emisores electrónicos.
- Se comprueban una vez al día, al ingresar un usuario con permisos habilitados.
- Laudus actualiza la base de datos automáticamente con estas respuestas.
Otros mensajes
Los mensajes que no son DTE suelen ser spam o respuestas automáticas de servidores.
Laudus permite ver estos mensajes y borrarlos si es necesario.
¿Cómo configurar la casilla en el software Laudus?
Ve a Herramientas > Opciones de la empresa. En el apartado de facturación electrónica, configura lo siguiente:
Casilla: nombre del correo asignado para DTE.
Usuario y contraseña: proporcionados por tu proveedor de correo.
Servidor POP: suele ser el mismo que configuras en Outlook.
SSL: activa si tu proveedor lo requiere (por ejemplo, Gmail).
Dejar mensajes en el servidor: te recomendamos no activar esta opción para evitar duplicaciones.
Comprobar casilla: botón que te permite validar que la conexión funciona correctamente.
Conclusión
La casilla de intercambio de DTE es un componente clave en la correcta gestión de facturas electrónicas y cumplimiento con el SII. Usarla de forma exclusiva y automatizada con Laudus te ayuda a:
Evitar errores y pérdida de documentos.
Mantener la trazabilidad contable.
Asegurar la recepción y respuesta de DTE según normativa.
26 Comentarios
Hola,
Entiendo todo lo escrito acà.
Lo unico que me queda duda es sobre como se envía el xml al cliente. Laudus lo hace automaticamente cuando el receptor es electrónico, o yo debo hacerlo manualmente?
Otra consulta es sobre el acuse de recibo. Existen plazos para enviarlos? Laudus avisa cuando no he enviado un acuse de recibo?
Saludos.
si soy receptor manual y autorizo al proveedor a que me envie la factura por medio electronico, puedo enviar el acuse de recibo de esa factura por email? si es asi, como seria el formato, o solo definir una oracion que se entienda que lo recibi, y como lo hago con la firma par adarle validez?
Hola Me ayudar por favor , algunos clientes me informan que las facturas que nosotros emitimos , no llegan a sus casilla , pero si estan validadas por el SII… tengo que verlo con mi proveedor de software o nosotros ??
si doy el acuse de recibo en mayo, solamente puedo usar el credito fiscal en mayo, o se mantiene el plazo de 2 periodos sgtes.(junio , julio) para ingresarlas al libro de compras y usar el c. fiscal
Si en mi cuenta de mail de contacto esta la del SII. Nunca podre saber si mi cliente me envio el acuse de recibo
Laudus ERP usa el correo que el receptor entrega en SII, o hay que solicitarlo junto con lo demás datos de facturación, para que reciban el XML de la factura aceptada por SII?
Hola:
cuando me solicitan el correo de contacto para hacer el acuse de recibo, puedo colocar mi propio correo (el de mi empresa) dado que no tengo el correo de todos mis proveedores?
Y se aplica en la realidad esta exigencia, porque conversando con un funcionario del Sii, me recomendó que lo hiciera, pero que el Sii estaba siendo flexible con dicha exigencia. La verdad me parece absurdo y perdidad de tiempo, tengo al mes más de 70 facturas de compras y debo hacer esto por cada factura, no solo el acuse de recibo del documento sinó también de la recepción de la mercadería.
Espero su comentario al respecto.
Gracias.
Hola:
Dónde puedo ver cual es el correo de la empresa proveedora a quien debo enviar el acude de recibo?
gracias.
Hola buenas,
Necesito verificar la información de un XML de Nota de Crédito, ya que el SII la rechazo por «DTE Referenciado no recibido en el SII». Y verificando la referencia en el SII aparece como recibido aceptado.
Como rescato el XML y que debo hacer para corregir este problema??
Como info adicional, nosotros tenemos la versión Cloud de Laudus.
Buenas tardes estimados,
Tenia la siguiente consulta, lo que pasa es que queriamos cambiar parte del mensaje que se envia a traves de correo electronico a nuestros clientes cuando enviamos la factura a traves de los DTEs.
Saludos
ESTIMADOS. BUENAS TARDES
Soy facturador electrónica del SII , y resulta que mi cliente (ISAPRE CRUZ BLANCA) efectuó un cambio de su casilla electrónica , pero al momento de emitir la factura , esta se va a la antigua casilla y no a la nueva casilla que me dicta el cliente. Ellos culpan a mi contador de que el debe cambiar algo en el SII y no me han querido pagar dicha factura . ¿QUIEN TIENE LA CULPA ? . saludos.-
si me cambio de proveedor de facturador electrónico, es necesario realizar un comunicado a mis proveedores para que realicen cambio de la casilla de contacto, o basta con cambiar el mail intercambio empresas en SII?