Conciliación de Compras y Ventas

Estimados usuarios/as, hoy vamos a explicar una pantalla de la última actualización que es importante, porque permite conciliar en nuestro Software de Contabilidad la información de Compras y Ventas con aquella que tiene el SII en el Registro de Compras y Ventas (y que sirve de base para el F29).

Recuerde que éste es el primer paso que comentábamos en nuestra entrada de «Proceso mensual para cerrar Compras y Ventas«.

Problema

Al cambiar el SII el sistema de cálculo y confección del F29 y la consiguiente liquidación de IVA, ahora es el SII quien realiza la mayor parte del registro de los movimientos de IVA. Eso puede parecer una ventaja, y así es en muchos casos. Pero tiene una desventaja para el uso que hace de su ERP: ahora ya no es necesario tener la información de compras al día.

Así es. Las Ventas siempre estarán al día, porque es usted quien emite las facturas, y si no lo hace no vende, y no cobra. Imposible no tenerlas al día.
Sin embargo con las Compras no sucede lo mismo, y si el SII le muestra todos los registros, ya no es necesario tener el software al día para calcular y presentar el IVA. Al menos es lo que parece. Y es lo que estamos empezando a observar en nuestros usuarios.

Por lo tanto, se va a extender la costumbre de no tener actualizadas las Compras en los ERP, y eso sí es un problema. Además hemos visto que pocas empresas están enviando los archivos CSV de resumen y/o caracterización de Compras, además de los de ventas en los casos que se precise.

El problema de no tener los datos conciliados con lo que tiene el SII es que su contabilidad no es correcta, y no está al día.

Solución

Revisar todos los movimientos del SII y del software, y conciliarlos, es una tarea ardua si se hace a mano. Por ello hemos agregado una nueva pantalla que permite conciliar dichos movimientos en unos pocos segundos, accediendo en el menú:

Los permisos para acceder a este menú son los mismos que para la Conciliación Bancaria. Las partes de la pantalla son:

Y los pasos para utilizarla son los siguientes:

1. Seleccione arriba a la izquierda si quiere conciliar Compras o Ventas.
2. Seleccione el mes a conciliar.
3. Cargue la información del SII. Para ello, debe ingresar primero a la página del Servicio, y acceder al Registro de Compras y Ventas. Una vez allí, descárguese los archivos de Detalle de Compras y de Ventas (un archivo para cada uno) pinchando en el botón:
   Una vez que se ha descargado el archivo en su computador, haga click en «Cargar CSV del SII» para seleccionar el archivo que acaba de bajarse del SII.
4. Al cargar la información, se analizan las diferencias con respecto a lo que tiene ingresado en Laudus, y se muestran sólo las filas con errores. si desea ver todas las filas, no seleccione la casilla de arriba «Mostrar solo documentos con error».

Si usted está utilizando Laudus en una sesión remota, no podrá cargar el archivo CSV que se ha bajado en su computador. En ese caso, deberá copiar el contenido del archivo del SII en el portapapeles, y después pegarlo en Laudus presionando el botón «Cargar del Portapapeles». Para copiar el contenido del archivo del SII en el portapapeles, abra el CSV con Excel, seleccione todo el rango (incluyendo los títulos), y cópielo:

Después vaya a Laudus, y haga click en el botón mencionado. Se cargará la información, y se analizará para mostrar las diferencias.

Ejemplos de los mensajes de error que se pueden mostrar son:

• Documento no figura en Laudus: la factura está en el SII, pero usted todavía no la ha ingresado a Laudus.
• Documento está en otro mes en Laudus (MM/AAAA): la factura del SII sí está en Laudus, pero está registrada con otro mes de Libros.
• Documento no está presente en el SII en este mes: el documento está ingresado en Laudus en ese mes, pero no en el SII (puede que esté en el SII pero en otro mes).
• El total no coincide: el total del documento registrado en el SII no coincide con el total en Laudus.
• La fecha no coincide: la fecha de emisión del documento registrado en el SII no coincide con la fecha en Laudus.

Si tiene abierta esta pantalla, y va corriendo al mismo tiempo los datos en la pantalla de Compras (por ejemplo), al volver a esta pantalla puede pinchar en el botón «Comparar» para volver a analizar las diferencias sin necesidad de cargar de nuevo los datos del SII.

Esta conciliación se debería hacer todos los meses previo a presentar el F29, y no obtener ninguna diferencia. Si deja el trabajo para más tarde, es muy posible que haya errores y su contabilidad no refleje todos los gastos e ingresos de manera correcta.

Con estos cambios hay usuarios y contadores que piensan que ahora hay que hacer menos trabajo, pero no es así. Ahora, y cada vez más, la labor del contador es más importante; tal vez deba ingresar menos datos, pero tiene que hacer más auditorías sobre los datos y la exactitud de los mismos (sin hablar de la reforma fiscal que exige tener conocimientos más complejos que antes).