Una característica importante de la Facturación Electrónica es el poder importar sin digitar las Facturas de Proveedores. Mucha gente centra su atención sólo en la parte de ventas, ya que es donde más ahorros se producen. Pero hay ciertas eficiencias en los procesos de compra que son también importantes.
En Laudus, las Facturas Electrónicas de Proveedores se pueden importar directamente desde el XML que envía el proveedor. Para hacerlo, basta con seleccionar ArchivoImportar desde la pantalla de Gastos:
Una vez que abrimos la pantalla de importación, podemos importar una Factura Electrónica desde un archivo, o desde un mensaje de nuestro correo de intercambio (que Laudus se encarga de recoger automáticamente).
En este post nos vamos a concentrar en los tipos de respuesta que se pueden dar al proveedor, ya que es una pregunta frecuente que suele surgir entre los usuarios.
Tenga en cuenta que es obligatorio dar una respuesta a la recepción de un DTE (Documento Tributario Electrónico), aunque sea para rechazar el mismo. Por eso en el proceso de postulación a la Factura Electrónica el SII comprueba que su empresa es capaz de responder a un envío de la manera establecida en las normas de funcionamiento.
Las respuestas posibles las encuentra aquí:
Es importante señalar que cualquier respuesta va firmada digitalmente (con el certificado digital del usuario que elabora la respuesta), por lo que el usuario que recibe las Facturas de Compras debe obtener su Certificado Digital. Las respuestas posibles serían:
- Acuse de Recibo del Envío:
Da cuenta del estado de recepción de un envío. Un envío de un proveedor puede contener varias Facturas (varios DTE), aunque lo más habitual es que sólo contenga una.
Con esta respuesta, simplemente se está diciendo que se recibió el envío. No implica aceptación ni rechazo de los DTE que van dentro del envío, sólo se dice que se recepcionó bien. Si el envío es erróneo (por ejemplo el RUT no es el de nuestra empresa), entonces Laudus elabora una respuesta de envío erróneo. - Recibo de Mercaderías-Servicios según Ley 19.983:
Es el equivalente electrónico a la firma que se hace físicamente cuando se recepciona una factura en el recuadro donde dice «Nombre – RUT – Fecha – Recinto». Es para que el proveedor pueda ceder el crédito de la Factura (Factoring por lo general), según la ley 19.983 sobre mérito ejecutivo de la factura. Por eso se muestra la casilla donde ingresar el Recinto (si no hay ningún recinto, agregar con el botón derecho del mouse).
Al enviar esta respuesta el proveedor la puede utilizar para hacer el Factoring del DTE.
Y también es fundamental para la empresa, ya que es obligatorio emitir este tipo de respuesta para poder hacer uso del crédito de IVA. - Aceptación-Rechazo de los DTE del envío:
Con el «Acuse de Recibo» simplemente se está diciendo que se recibió el envío que trae dentro los DTE, pero no se dice nada si se aceptan o no. Con la Aceptación-Rechazo se está aceptando o rechazando formalmente la Factura. Como las respuestas van firmadas digitalmente, no se puede después negar la evidencia, hay un registro formal de que se aceptó o rechazó el documento.Como ya se ha comentado, dentro de un envío se pueden tener varios DTE (Facturas, Notas de Crédito, …), aunque casi siempre sólo se envía uno. Por eso, en la lista de «Facturas del Envío» sólo suele haber una.
Y por lo mismo, el estado de Aceptación-Rechazo del DTE va en cada línea, para poderlo hacer por separado en el caso de haber varios:
Las posibles respuestas son:
- Aceptado OK: el DTE se acepta formalmente tal y como ha sido enviado.
- Aceptado con discrepancias: el DTE se acepta, pero hay algún tipo de reparo. El motivo del reparo se debe señalar en la casilla correspondiente. Un reparo significa que se acepta el DTE, pero que hay alguna situación que sería bueno corregir (por ejemplo que la Orden de Compra no corresponde).
- Rechazado: se rechaza el DTE. El motivo del rechazo puede ser por forma (el DTE incluido en el envío tiene un RUT incorrecto, por ejemplo), o porque directamente no se acepta comercialmente la Factura (por ejemplo porque las condiciones no son las pactadas).
En el caso de rechazo, hay que especificar el motivo del mismo en la casilla correspondiente. Como dice el SII: «En caso de realizarse un rechazo de acuerdo a lo indicado en la Ley N°19.983, sobre mérito ejecutivo de la factura, se deberá señalar expresa y claramente el motivo de rechazo en esta glosa, haciendo referencia al N° de Ley mencionada.« - No Incluir en respuesta: en el caso de que se incluyan varios DTE en un envío, se puede, por ejemplo, aceptar unos, rechazar otros, y no enviar respuesta de aceptación-rechazo sobre alguno en concreto.
Lo más cómodo es siempre enviar la respuesta de «Acuse de Recibo», con lo cual se cumple el procedimiento de Facturación Electrónica e Intercambio de Información entre Contribuyentes, y nos queda tiempo para aceptar o rechazar el DTE si procede.
De hecho, si no se envía después una aceptación formal, no es tan importante, ya que entra en juego la aceptación implícita pasados los plazos sin que se rechace la Factura. Sí es importante enviar la respuesta de rechazo en el caso de rechazo de la misma, para que quede constancia.
En la práctica, hay veces que la casilla del proveedor, la casilla a la que se envía la respuesta, está llena o tiene problemas. Aunque parezca mentira sucede más de lo que sería deseable, y con proveedores grandes.
En estos casos puede hacer dos cosas: volver a enviar la respuesta, o simplemente guardar el mensaje que muestra el error del envío de nuestro mensaje (suele ser un mensaje del servidor de correo del proveedor). Nosotros recomendamos tomar la segunda medida, ya que si la casilla da problemas es muy probable que el segundo envío resulte también rechazado.
102 Comentarios
Hola quisiera saber si Cuento con algún límite de veces para rechazar DTE o estos pueden rechazarse tantas veces como envíos me lleguen al portal
Si el proveedor despacha material a la obra y nosotros damos acuso recibo en su guía de despacho ¿puedo rechazar el DTE en el portal (sii o programa definido) si este no cumple con algún requisito interno que nosotros hemos solicitado? (como por ejemplo, mencionar n° de orden de compra, nombre de la obra, otro)…todo esto bajo el supuesto que el DTE menciona las guías de despacho.
Si ya acepte una factura electronica y pasados 30 dias compruebo que la compra no corresponde que hago??la puedo rechazar desde la página del SII?le comunico al proveedor, este debe enviarme nota de credito si compruebo que no es mi compra?
Estimado, si proveedor y cliente son emisores y receptores de facturación electrónica y sucede que proveedor envía la factura vía chileexpress y cliente la rechaza por correo electrónico dentro de los 8 días. Mi consulta es: se encontraría la factura rechazada legalmente o es necesaria la traza de rechazo electrónica (archivo XML)
puedo ingresar en la contabilidad un DTE que rechaze??
Hola, tengo una duda:
Al apretar el botón «Enviar», ¿Genera y envía los 3 archivos XML en un mismo trayecto (en un mismo correo)? o ¿Van separados por correo?, es decir, primero selecciono Acuse y luego enviar, y repito lo mismo con los otros dos…
Hola tengo algunas dudas:
1. ¿El intercambio de información (aceptación y rechazo), debe ser si o si a través de la casilla electrónica inscrita ante el SII? ¿Este intercambio de información debe estar comunicado en línea con los sistemas del SII?
2. ¿En los sistemas del SII se pueden inscribir dos o más casillas? La pregunta surge para evaluar la opción de separar 2 casillas para identificar emisión y recepción.
3. ¿El uso de una casilla para la recepción de DTE´s es obligatorio? ¿Es posible definir vía acuerdo comercial algún otro tipo de método, para recepción de documentos? P.ej: Un portal de recepción de facturas.
4. Actualmente la casilla es de propiedad y administrada por un tercero. ¿Cuáles son los requisitos para cambiar la actual casilla?
5. El mensaje de recepción o de rechazo de una factura electrónica hacia el emisor debe ser estrictamente en un XML o puede ser mediante otro método. Ejemplo un reporte o PDF?
6. Si la respuesta anterior es positiva al XML, debe este enviarse tanto el mensaje de aceptación o de rechazo algún sistema en línea del SII? Cual es este canal de envío?
una consulta, si no le doy acuse de recibo comercial o de mercancias a una factura, pero si la recibi en una casilla y el sii la aceptó ok, puedo de todas formas usar el credito fiscal?
si no se puede usar el credito fiscal, puedo dar acuse de recibo a facturas en forma retroactiva?
Estimado Miguel
existe un plazo de rechazo o aceptación de una factura electronica
cuantos dias son para aceptar o rechazar
si una factura en el sii esta recibida pero no tengo la confirmacion o rechazo del cliente
Tengo la misma duda el cliente no reconoce el documento legal y somos los dos factutador electronico.
La factura no esta aceptada y menos rechazada como puedo hacer el cobro legal.
Estimados Laudus, realice una obra civil como contratista hace seis meses, se emitió el estado de pago en enero, el cliente dilató la cancelación todo este tiempo, para presionar el pago facturé esa obra en mayo de 2016 y el receptor la rechazó argumentando desacuerdo en el Estado de Pago entregado en enero, con lo cual no estoy de acuerdo.
La consulta es, si la factura emitida y a pesar del rechazo por las razones descritas es valida para denunciar al receptor en el SII por rechazo doloso de instrumento tributario.
Estimados
¿Existe un plazo legal establecido para rechazar una factura electrónica?
Estimados:
Rechase una Factura por que no visualice la OC (por Error),
¿La puedo ingresar en contabilidad?.
Interesante la pregunta, porque si pido que me envíen nuevamente el xml y esta vez la acepto podría, en teoría, hacer uso del crédito. ¿no? Me sumo a la consulta. Gracias.
Consulta
si tengo una factura de importacion en dolar, con que valor se debe ingresar a la contabilidad., el de la fecha de emision de la factura
Consultas:
Si el el proveedor no envia DTE en copias impresas.
Existe algun plazo para realizar el acuse de recibo de mercaderias?
Puedo realizar el Acuse de recibo comercial y no el Acuse de recibo de mercaderias? en caso que la empresa tenga varias sucursales y no posea canales de comunicacion fluidos.
Si no se realiza el acuse de recibo de mercaderias, no puedo usar el credito fiscal y a su vez me expongo multas?
Las dudas se me generan dado que segun he leido en Circular N° 21 del SII
«sólo el recibo de las mercaderías entregadas o del servicio prestado según Ley 19.983, es el exigido para utilizar el crédito fiscal señalado en la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios.
Consulta me encuentro cobrando una factura que esta aceptada al momento de comunicarme con pago de proveedores me dicen que esa factura a ellos no les a llegado que a ellos no les sirve el envio de SII que ellos tienen aparte otro procedimiento que debiamos enviarla a otro correo X .
mi consulta es yo puedo exigirle que me debe cancelar ya que sale aceptada o debo respetar sus procedimientos aparte????
Buenas tardes,
Trabajo en el área de Factoring. Ocurre que en muchos casos nos envían facturas para cursar negocios adjuntando acuse de recibo DTE (que no consideramos de peso) y casos aislados la RESPUESTA del DTE que indica aceptación o rechazo, si este documento indica aceptación quiere decir que las mercaderías/Servicios están recibidas en conformidad o la aceptación solo se refiere al contenido de la factura?. (Esa es mi pregunta)
Queremos estar seguros ya que se están dando varios casos en que los deudores una vez recibida la notificación de Factoring envían carta informando reparos, algunos casos por forma y otros por servicios no recibidos.
De antemano, muy agradecida
consulta, si recibí una factura electrónica el día 30 de julio y le di acuse de recibo el 1 de agosto ¿esa factura en que período la puedo ocupar? y que pasa cuando me llega una factura y no tengo su correo electrónico para darle acuse de recibo?
Buenas tardes, les consulto¿si un cliente retira la factura de una compra o servicio en mi local que copia debo entregarle a el y con cuál me quedo yo?
¿por que algunos proveedores que me han entregado facturas electrónicas no aparecen en mi listado de facturas recibidas para dar acuse de recibo?
¿si recibo la factura en el lugar donde compro las mercaderías y la firmo conforme también tengo que darle acuse de recibo en forma electrónica?
Estimado:
Que pasa si no hago acuse de recibo ni respondo la recepción del documento, me expongo a pagar alguna multa, etc.?
estimados, consulta:
cuando envían una factura y una nota de crédito a mi suite electrónica ( NC anula Fact.)
como debería responder?
acepto ambas?
rechazo ambas?
rechazo Fact y acepto NC??
se debe rechazar una factura electronica de compra por error en el giro del receptor del documento
Estimada, muy util su blog
Me permito presentarle este Caso :
Nuestro proveedor «X» nos envió a un correo electrónico incorrecto la DTE.
Después de +3 meses nos reclamo el pago y nos encontramos que la factura no nos llego a nuestra casilla y ya había perdido IVA.
Nunca se pudo aceptar/rechazar la factura.
Como se debe regularizar esta evento ???
Estimados, muy buenos días, tenemos el caso de una factura DTE que fue rechazada por nosotros por venir emitida a otra razón social, el proveedor nos solicita que aceptemos el documento para poder emitir la Nota de crédito y luego emitir la factura a la razón social correcta.
muchas gracias de antemano.
Estimado
He realizado una Factura errónea a una Empresa. Necesito emitir una Nota de crédito por ésta Factura.
¿ Es necesario que Empresa 1ero tenga que Empresa tenag que rechazar la Factura , y después de eso Yo emitir la Nota de crédito . o lo puedo hacer antes sin esperar el rechazo por parte del Proovedor ?
Estimado:
Junto con saludar y agradecido por responder nuestras dudas….
Mi consulta es obligación hacer el acuse de recibo de todos los archivos XML que me lleguen de los proveedores??? Que pasa si no lo hago por ejemplo en unos días… se entiende que se aceptaron las mercaderías sin reparos??? o siempre debo estar atento y realizar el acuse de recibo…
Gracias
ESTIMADO
compramos un software el cual no cumplió con lo que requerimos y se informo via correo que no estábamos desacuerdo con la oferta comercial a lo que hoy están instalando o proceso ; por lo que quisiera saber a que articulo de la ley 19.983 puedo acogerme para notificar el rechazo de la factura via correo o carta ( factura ya cuenta con 40 dia su envio ).
gracias
Estimado, consulta:
1) El mes pasado di por aceptado a la recepción de factura de compras sin embargo no hice el acuse de mercaderías según la Ley 19.983. ¿Que sucede en este caso si presente estas facturas en el libro de compras?
2) Si una compra que se realizó fue anulada ¿se debe dar por rechazada en el acuse de envío o en el acuse de mercaderías?
De antemano, gracia
estimado, una consulta
me emitieron una factura (compra de certificado digital) el 27/11/16 y yo recién me inscribí como facturador electrónico el 30/11/16, la factura esta correcta en el sii, pero no me aparece en el portal del sii para dar acuse de recibo.
alguien sabe que puedo hacer?
Si se rechaza una factura electrónica, ya sea por no tener una referencia asociada como orden de compra, el emisor tendrá que hacer nota de crédito y emitir una nueva factura, la pregunta es cuando se pierde el iva o no se pierde.
Si se rechaza una factura electrónica, ya sea por no tener una referencia asociada como orden de compra, el emisor tendrá que hacer nota de crédito y emitir una nueva factura, la pregunta es cuando se pierde el iva o no se pierde.
hola, envie una factura electronica como se que no fue rechazada existe algun plazo para que lo hagan
Estimados, antes que todo muchas gracias por atender siempre las consultas. Te cuento nuestro caso.
Cliente nos cotizo un servicio, para el cual acepto cotizacion y condiciones comerciales. Se instalo, se presto el servicio por 3 meses, generando una factura por mes, enviada a la casilla de correo indicada por el cliente.
Luego de los 3 meses, el «cliente» dice «no estar conforme con el servicio» (Excusas) por lo que no nos queire pagar las facturas.
Las facturas estan validamente emitidas y enviadas, pero en el SII tienen el estado «No Distribuido Elect.»
Necesito ver como podre cobrar estas facturas, o derechamente me vacunaron.
saludos y gracias
Buenas tardes, tengo consultas relativas al acuse. Es la segunda vez que nuestra recepcionista firma el cedible al proveedor con la leyenda «Sin revisar» e igualmente me llegan factorizadas, obligándome a pagarlas. ¿cómo recibo el documento sin que implique recepción de mercaderías?
Por otro lado, Adquisiciones firmó la factura cuando recibió uniformes femeninos pero, al pasar los días el personal detectó que venían con defectos o incompletos. También fueron factorizadas y tendremos que pagarlas. Está claro que no trabajaremos más con ellos pero ¿tendré que pagar bienes defectuosos sólo porque los documentos fueron cedidos y no alcancé a detectar los errores para rechazar el documento antes de los 8 días? ¿cómo me resguardo? Gracias por su ayuda.
Un proveedor me factura con fecha 30 de noviembre la compra de mercaderias. no las ha despachado aun, puedo rechazar la factura y solicitar que emita una nueva cuando efectivamente me despache las mercaderias
agradecere sus comentarios
Si emití una factura electrónica, y mi cliente la recibió, pero dentro de los 8 días no me la ha aceptado ni rechazado, entiendo que se asume aceptada por ley.
Mi duda es si de esta forma la factura tiene mérito ejecutivo para iniciar acciones legales?
Estimados, me gustaría saber como aceptar un documento que previamente fue rechazado y borrado de la lista de documentos a importar. Gracias.
Estimado, si recibí una factura electrónica sin antes aprobar el monto, y la rechacé después de los 20 días de haber sido recibida. El proveedor puede ejercer acciones legales en contra mía?. ¿El documento, después de haber sido rechazado debe ser considerado en la contabilidad como crédito fiscal?
Estimado me gustaría saber si el faltante de mercadería en una GuÍa y posterior Factura, lo puedo responder como aceptada pero con reparos y solicitar N. Credito
Estimado,
Factoring realiza cobro de factura cedida por empresa en quiebra y envío a dicom por el no pago de ella. El problema es que el documento no figura en el portal del SII, motivo por el cual no se realizó el proceso de rechazo o aceptación y no hay evidencia de que se haya recibido el documento ni la mercadería que figura en ella.
Cuales debieran ser los pasos a seguir, para dejar sin efecto esta situación?
Estimado, buenas tardes
la consulta es la siguiente:
si por error acepto el DTE de un proveedor y luego me doy cuenta que falto mercadería por ejemplo, ¿puedo pedir a mi proveedor que realice una nota de crédito a una factura ya aceptada?
¿S.I.I no objetará y/o rechazara esta nota de crédito?
ya que en lógica, por que he de solicitar una nota de crédito si he aceptado satisfactoriamente el DTE.
ATENTO A TU RESPUESTA
Y DE ANTEMANO MUCHAS GRACIAS.
Buenas tardes, mi caso es el siguiente: nosotros prestamos servicios de mantención, una vez realizada, el cliente firma una guía de trabajo, posterior a eso se factura. Una de estas facturas fue rechazada en el plazo correspondiente en SII por disconformidad a la cual no estamos de acuerdo ya que le servicio fue prestado y recibido conforme, quedando todo operativo.
Que debo hacer si el servicio fue prestado y recibido conforme y luego rechazada la factura
Hola, saben si es legal que mis clientes me rechacen las facturas porque dicen que no les llega el xml a su casilla de correos? o basta con que esté recibida en SII? existe normativa al respecto?